ebi-pharm grandit et son personnel augmente: intégration du nouveau personnel et défis à relever

Ces derniers mois, le personnel d’ebi-pharm a connu une croissance considérable, de plus de 25 %.  Cet enrichissement de l’équipe nous réjouit tous, et s’accompagne aussi de défis au quotidien. Quelle est l’approche d’ebi-pharm pour intégrer au mieux les nouvelles collaboratrices et les nouveaux collaborateurs dans l’équipe existante, et comment aborder la poursuite de la promotion de la culture d’entreprise? Voici les sujets sur lesquels j’ai échangé avec Karin Zeier, responsable du recrutement et du développement du personnel chez ebi-pharm. J’ai également profité de cet entretien pour m’entretenir avec quelques-unes des nouvelles recrues.

Karin Zeier, Responsable du recrutement et du développement du personnel

Karin Zeier, quels sont les plus grands défis à relever, lorsque le personnel augmente en si peu de temps?

Tout d’abord, il faut être conscient que l’arrivée de nouveaux membres, dans une entreprise, représente une phase sensible pour tous, aussi bien pour les nouvelles recrues que pour les responsables et leur équipe. Il est primordial que les cadres et les collègues d’équipe consacrent le temps nécessaire à l’accueil et à la formation de ces nouvelles personnes, à côté de leurs tâches quotidiennes et des nombreux projets qui les occupent. Encadrer les nouvelles recrues et faciliter leur intégration au sein des teams et de l’entreprise représente un cap essentiel et nous tenons, dès le premier jour, à ce qu’elles ressentent, vivent et comprennent notre culture d’entreprise.

La logistique et l’adaptation des infrastructures constituent également un challenge lorsque tant de personnes débutent pratiquement toutes en même temps. Où se situera concrètement leur place de travail? Est-ce que les ordinateurs portables et autres appareils pourront bien être entièrement configurés au moment de leur arrivée? etc.

Chez ebi-pharm, le nombre de personnes travaillant à temps partiel est relativement élevé. Cette situation, combinée au télétravail, représente parfois un véritable challenge lors de l'élaboration du programme d’accueil et d'introduction.

Comment ebi-pharm procède-t-elle pour que les «nouvelles et nouveaux» s’imprègnent le plus rapidement possible de la culture d’entreprise?

Une attitude claire et durable liée au respect des valeurs d’ebi-pharm est toujours au cœur de nos activités quotidiennes et de toutes nos démarches. La candidate ou le candidat ressent déjà notre culture d’entreprise au départ du processus de postulation, que ce soit au travers des informations figurant sur notre site internet ou sur l’offre d’emploi, et bien évidemment aussi lors du premier entretien téléphonique ou du premier contact personnel sur place.

Le processus débute dès la première rencontre, un moment clé où nous abordons plusieurs questions pour tenter d’évaluer si la personne correspond au profil désiré, si elle est capable de s’identifier aux valeurs d’ebi-pharm et de s’intégrer dans le team, et se poursuit ensuite jusqu’au programme d’introduction, passablement vaste, lorsque la personne a déjà été engagée.

En bref: nous vivons la culture d’ebi-pharm en permanence et les nouvelles recrues s’intègrent, chacune à leur rythme, selon leur personnalité, en intégrant notre façon de travailler ensemble et le respect des valeurs de l’entreprise. À nos yeux, la communication est essentielle, elle doit se dérouler de manière claire et précise, et soutenir l’esprit de partenariat qui nous anime.

Quelles sont les mesures ou les outils à disposition pour intégrer les nouvelles personnes dans leur équipe et au sein de l’entreprise?

Comme je l’ai déjà mentionné, nous disposons d’un programme d’introduction très professionnel, adapté à chaque fonction et à chaque tâche. La nouvelle recrue a ainsi l’opportunité de faire connaissance avec les différents départements et les autres collaboratrices et collaborateurs d’ebi-pharm. Toute question est bienvenue et nous souhaitons que les nouvelles personnes ressentent que tout le personnel est à disposition, lorsque certains éléments ne sont pas clairs ou lorsqu’elles ont besoin de soutien. Pour réussir une bonne intégration dans le team et dans l’entreprise, nous disposons de différents outils, comme par exemple les sorties d’entreprise, les formations, les séances d’instruction, différents événements organisés par ebi (apéro en fin de journée, promenade pour découvrir les plantes, fabrication de ses propres parfums, soirées grillades, …) et la GSE (gestion de la santé dans l’entreprise).

Chaque nouveau recrutement est l’occasion de se renouveler – y a-t-il des processus qui ont changé chez ebi-pharm par rapport à l’année dernière par exemple?

Un aspect que nous avons renforcé, depuis une année, est sans doute la clarification du processus de recrutement. Nous avons revu son déroulement et les responsabilités ont été redéfinies avec plus de clarté. En effet, des points de vigilance ont été relevés lors de recrutements sensibles, et nous ont rendu conscients de l’importance cruciale de définir le descriptif de poste de manière très pointue. Lorsque les visions sont trop différentes ou le profil peu clair, le recrutement devient laborieux et perturbe les étapes de la procédure d’engagement. En d’autres termes, pour réussir un recrutement, il faut, dès le début, disposer d’un profil de poste précis et le communiquer correctement. Pour chaque nouveau poste et lors de chaque renouvellement de poste, il convient d’analyser le profil actuel, de l’adapter à l’évolution future et de trouver la candidate ou le candidat qui correspond le mieux à la position proposée – par conséquent à ebi-pharm.

Par ailleurs, notre façon de procéder a également évolué: nous interrompons le processus lorsque nous ne sommes pas entièrement convaincus par la candidate ou le candidat et nous repartons à zéro. Nous ne faisons plus aucun compromis dans ce genre de situation, qui, sur le long terme, ne rend service ni à l’entreprise ni au postulant. Nous avons également constaté que même si nous recevons énormément de dossiers de candidature, il est précieux de les consulter personnellement. Chez ebi-pharm, il n’existe donc pas de présélection organisée par un bureau de placement. Je suis personnellement convaincue de l’efficacité de ce processus, car c’est l’occasion de décerner certaines subtilités dans les dossiers de candidature, qui vont nous permettre de déterminer si la personne correspond effectivement à ebi-pharm ou pas.

Le choix d’avoir élargi notre réservoir de candidatures a également fait ses preuves lors du processus de recrutement. En effet, nous conservons dans ce réservoir les dossiers des personnes qui ont postulé pour un poste chez nous, mais qui ne correspondaient pas exactement au profil requis. Elles ont laissé une bonne impression et leur parcours concorde entièrement aux valeurs d’ebi-pharm. Et à l’avenir, elles pourraient donc éventuellement être recontactées pour un autre poste. Nous agissons de la même manière pour les postulations spontanées. Et grâce à ce procédé, nous avons souvent trouvé la candidate idéale ou le candidat idéal pour repourvoir un poste.

Merci Karin Zeier pour cet entretien

Manuel Walker, Astrid Lawrence, Sarah Keller, Thomas Schneider et Annina Lemann, sont les cinq personnes qui ont récemment débuté chez ebi-pharm. Elles évoquent leurs débuts dans l’entreprise. 

Quel a été ton premier jour de travail chez ebi-pharm?

• Manuel Walker, service clientèle:
  Le 1er juin 2023
  
  
• Astrid Lawrence, service externe soins de la peau Biokosma:
  Le 1er juin 2023
  
  
• Sarah Keller, responsable du service externe des soins de la peau:
  Depuis le 1er juin 2023 en qualité de responsable du service externe soins de la peau et dès le 2 août comme représentante du service externe soins de la peau
  
  
• Thomas Schneider, responsable ICT:
  J’ai débuté mon activité auprès d’ebi-pharm le 1er juin 2023.
  
  
• Annina Lemann, Medical Advice:
  C’est par une visite de l’entreprise que j’ai commencé mon premier jour de travail chez ebi-pharm, le 1er mai 2023 à 8h30.

Quelles sont tes premières impressions sur ton nouvel employeur et quels sont les points positifs que tu as relevés?

Comment se sont passées les étapes d’introduction et d’intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise?

Manuel Walker, service clientèle:
Le premier mois, j'ai suivi un programme d'introduction qui m'a permis de découvrir les différents départements, leurs tâches et leurs processus. J'ai également pu faire la connaissance de tout le personnel et j’ai appris à considérer les valeurs d'ebi-pharm. L'intégration dans l'équipe et mes tâches se sont déroulées en parallèle et seront approfondies au cours du deuxième mois.

Astrid Lawrence, sercive externe soins de la peau Biokosma:
Au cours du premier mois, j’ai participé à une période de formation très détaillée et même par la suite, le soutien a continué d’être important. J’ai beaucoup d’admiration pour l’entreprise et le fait de mieux la découvrir et de réaliser à quel point les valeurs sont vécues m’a vraiment fascinée.

Sarah Keller, responsable du service externe soins de la peau:
Le programme d’initiation, très vaste et détaillé, offre de nombreuses informations essentielles et permet de s’intégrer rapidement chez ebi. Pourvue de solides connaissances dès le départ, j’ai pu entreprendre efficacement et immédiatement mes nouvelles tâches.

Thomas Schneider, responsable ICT:
Dès le début de mon engagement, j’ai reçu une formation d’introduction et cela m’a permis d’obtenir, en très peu de temps, une vue d’ensemble précise de l’entreprise et de ses différents départements. Simultanément, j’ai fait la connaissance de mon équipe et je me suis familiarisé avec mes collègues. Nous nous échangeons déjà sur des sujets privés.

Annina Lemann, Medical Advice:
Un programme d’introduction sur mesure m’a été proposé. Après deux mois dans l’entreprise, je possède déjà une bonne vue d’ensemble des nombreux processus et des interactions, tant à l’interne qu’à l’externe. Ayant déjà pu faire la connaissance de nombreuses collaboratrices et de nombreux collaborateurs, je me sens presque un peu à la maison chez ebi-pharm.

Au cours de ton introduction, aurais-tu souhaité que certaines choses soient abordées différemment, aurais-tu des propositions à émettre?

Manuel Walker, service clientèle:
Rien ne me vient à l'esprit pour le moment.

Astrid Lawrence, service externe soins de la peau Biokosma:
Rien ne me vient à l'esprit pour l’instant.

Sarah Keller, responsable du service externe soins de la peau:
Je n’ai aucune amélioration à proposer concernant la période d’introduction. Le programme était unique, parfait dans sa conception et j’ai pu bénéficier d’énormément de positif pour bien m’intégrer chez ebi-pharm.

Thomas Schneider, responsable ICT:
En fait, aucun élément, l’introduction s’est déroulée de manière optimale.

Annina Lemann, Medical Advice:
Au cours de cette période d’apprentissage intense, le fait d’avoir une marraine ou un parrain aurait parfois été utile. L’approche choisie par ebi-pharm m’a permis d’acquérir toutes les informations nécessaires de manière très autonome, ce qui me permet d’évoluer aisément dans mes activités. Cette autonomie du travail, très présente à tous les niveaux, ainsi que l’importance de la communication sont les éléments centraux pour parvenir à réaliser les tâches de manière efficiente.

Quels sont les aspects de ton nouvel emploi qui te motivent le plus et ceux qui t’apportent plus particulièrement de la satisfaction?

Manuel Walker, service clientèle:
Je suis très heureux de travailler à nouveau dans le domaine des achats. Je suis très motivé par la collaboration avec toute l’équipe, les produits fantastiques, le contact avec les fournisseurs et le fait de contribuer au déroulement sans faille de la commande jusqu’à la livraison de la marchandise.

Astrid Lawrence, service externe soins de la peau Biokosma:
Mon activité n’a pas vraiment changé, car je travaille depuis de nombreuses années au service externe. En revanche, je me réjouis beaucoup d’avoir de nouvelles marques dans mon portefeuille et de pouvoir les faire découvrir à ma clientèle.

Sarah Keller, responsable du service externe des soins de la peau:
Étant active au service externe, j’apprécie la diversité et l’autonomie de mon quotidien, je m’engage corps et âme pour apporter un soutien compétent à ma clientèle et lui proposer des formations sur mesure, en fonction des besoins. Je suis désormais la nouvelle responsable du service externe des soins de la peau et cela m’apporte une grande satisfaction de gérer mon équipe et d’interagir également à l’interne chez ebi-pharm. Par la même occasion, j’enrichis mon quotidien avec de nouveaux projets et des expériences humaines passionnantes.

Thomas Schneider, responsable ICT:
Je me réjouis des projets futurs dans le domaine ERP et de pouvoir contribuer à la réussite de l'introduction des nouveaux systèmes GUS-OS et Power-BI. Et évidemment, faire encore mieux connaissance avec mon équipe et lui offrir les meilleures conditions cadres pour participer avec plaisir et motivation au succès de l’entreprise.

Annina Lemann, Medical Advice:
Une grande confiance m’est accordée, car je vais gérer le journal spécialisé d’ebi-pharm (ebi-forum) et prendre en charge Sanum et Pekana. Après avoir travaillé durant de nombreuses années dans le domaine de la droguerie, je suis fascinée de me pencher sur ce nouvel aspect, c’est-à-dire «l’envers du décor», la création et l’élaboration des produits ainsi que leur évolution. J’aborde chaque jour de nouveaux éléments pour toujours mieux appréhender l’immensité du tout.

Auteur/e:

Simone Walther Büel

Tags sur l’article:

Communication d'entreprise