L’équipe assurance-qualité d’ebi-pharm – le système immunitaire de l’entreprise

Composée de 7 personnes, l’équipe AQ est responsablede garantir la qualité au sein de l’entreprise et de s’assurer que toutes les exigences légales sont respectées et appliquées correctement. Parmi ses tâches figurent le contrôle des marchandises entrantes, la gestion des autorisations Swissmedic tout au long du cycle de vie des médicaments, l’enregistrement des effets indésirables liés aux médicaments distribués et autres. L’équipe de Sara Tahadjodi jette ainsi les bases pour qu’ebi-pharm puisse fournir au mieux ses services à sa clientèle.  

Désirez-vous en découvrir plus? Alors cliquez sur la vidéo ci-dessous et plongez dans le quotidien de l’équipe AQ d’ebi-pharm.

Texte: Simone Walther Büel
Vidéo: Gian Luca Wägli

Sara Tahadjodi, tu es en charge de l’assurance-qualité, des affaires réglementaires et tu es également responsable technique, comment décrirais-tu ton équipe?

Notre team de sept personnes est très complémentaire. Nous sommes en fait divisés en trois sous-équipes, notamment l’assurance-qualité, la pharmacovigilance et les affaires réglementaires. Par ailleurs, nous bénéficions du soutien de deux personnes de la logistique des stocks. En ma qualité de responsable d’équipe, j’ai pour mission de garder une vue d’ensemble sur ces trois domaines et, dans certains cas, d’apporter également mon aide dans les activités quotidiennes.

Quelles sont les différences de ton équipe par rapport aux autres teams d’ebi-pharm?

Disons que notre équipe gère des tâches très variées et que chacun ne connaît pas forcément en détail les missions des autres, ce qui n’est pas nécessaire en soi. Selon le domaine d’activités, nous dépendons des affaires courantes. Par exemple, lorsque des produits entrent, nous sommes tenus de les contrôler et de donner notre accord dans un délai de un à deux jours, afin qu’ils puissent être stockés le plus rapidement possible. Dans le domaine des affaires réglementaires, c’est-à-dire pour les questions de réglementation et d’autorisation, nous avons des projets soumis à des délais très précis, comme la soumission de documents à Swissmedic pour obtenir l’autorisation de nouveaux produits.

Si tu devais expliquer en une seule phrase les tâches de ton équipe, comment le formulerais-tu?

Voici la formule que j’affectionne particulièrement: mon équipe est le système immunitaire de l’entreprise. Elle s’assure que tout fonctionne correctement du début à la fin des processus, c’est-à-dire de la demande d’autorisation de mise sur le marché d’un produit à sa vente dans le commerce spécialisé. C’est uniquement après l’exécution de ces deux étapes qu’ebi-pharm est réellement en mesure de fournir ses services à sa clientèle.

Quelles sont concrètement les activités couvertes par votre domaine?
Nos activités sont très variées, et je vais volontiers les expliquer à nouveau en me basant sur nos trois principaux domaines: l’assurance qualité, la pharmacovigilance et les affaires réglementaires.

• Assurance-qualité ebi-pharm: contrôle de la marchandise entrante avant de la libérer pour la vente sur le marché, traitement des retours de commande, contrôle de la température dans les espaces de stockage et de livraison. 

• Assurance-qualité Aromalife:  respect de la législation des produits chimiques, garantie légale de la conformité des étiquettes, gestion de la base de données RPC, management de la qualité en production.

• Regulatory Affairs médicaments: gestion des autorisations de Swissmedic dans le cadre des cycles de vie des médicaments (nouvelles autorisations et modifications des autorisations de mise sur le marché, gestion des emballages).

• Pharmacovigilance et matériovigilance: enregistrement et traitement scientifique des effets indésirables en collaboration avec les fabricants, respect des obligations de déclaration auprès des autorités compétentes.

• Responsabilité techniques: en général: analyse du cadre réglementaire et mise en œuvre conformément au système de management de la qualité interne, garantie de la conformité réglementaire de mise sur le marché de tous les articles, libération des produits destinés à la commercialisation, suivi et évaluation des réclamations, définition et mise en œuvre d’actions correctives et préventives, formation dans le domaine du management de la qualité, participation à la validation des systèmes informatisés, gestion des inspections ordonnées par les autorités.

Quels sont les plus beaux côtés de vos activités?

Notre travail est très varié et les membres de mon équipe sont tous très intéressés et motivés par ce qu’ils font.  

Quels sont les défis que vous rencontrez dans vos activités?

L’autorisation de mise sur le marché de produits étrangers ici en Suisse est souvent complexe, en raison de différences réglementaires avec le pays de fabrication. Nous veillons à ce que les produits soient conformes aux exigences suisses. Pour certains produits, il faut parfois faire des ajustements mineurs au niveau de leur composition. 

Chaque personne de ton équipe possède probablement des aptitudes uniques, lesquelles sont-elles?

• Sara Tahadjodi excelle dans l’organisation et la gestion, a une vue d’ensemble compétente sur les nombreuses tâches et les défis que nous gérons quotidiennement

• Patric Weber gère consciencieusement le système de management de la qualité, formation SOP

• Nicole Schenk est une véritable professionnelle de la vigilance

• Katrin Schläppi garantit la qualité optimale des produits Aromalife pour qu’ils répondent à toutes les exigences légales et réglementaires 

• Daniela Muster se distingue par sa grande rigueur dans le contrôle qualité 

• Miriam Salzmann-Rhyn intègre toutes les informations produits dans le PIM avec une efficacité quasi magique.

• Fabian Dettwiler gère parfaitement et systématiquement tous les projets en lien avec les affaires réglementaires

À quel point votre travail est-il connecté aux autres départements?

Il est fortement lié aux autres départements, nous travaillons étroitement avec l’informatique, le marketing, la gestion des stocks et la vente.

Sara Tahadjodi, une dernière question pour terminer: si tu avais un vœu à formuler pour ton équipe, lequel serait-il? 

Il est important à mes yeux que mes collègues fassent preuve de compréhension envers mon équipe – même lorsqu’elle doit mettre en place des mesures ou transmettre des consignes qui peuvent sembler contraignantes pour d’autres départements. Il faut bien comprendre que ces directives ne viennent pas de nous, mais découlent d’exigences légales que nous devons appliquer pour garantir la conformité de l’entreprise. Et c’est le respect de ce cadre qui renforce le «système immunitaire» de notre entreprise.

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Auteur/e:

Simone Walther Büel

Tags sur l’article:

Communication d'entreprise